سیستم چیست؟ قسمت سوم، معرفی اجزاء و عناصر

یک سیستم، مجموعه‌ای از اجزای به هم پیوسته و وابسته‌ای است که به‌عنوان کُل، عمل کرده  و هدف مشترکی را پیگیری می‌کند. سیستم، داده‌ها را از محیط بیرونی (و گاهی درونی) می‌گیرد، روی آن‌ها فرآیند تبدیل انجام می‌دهد و سپس خروجی خود را به محیط بیرونی بر می‌گرداند. در تصویر پیوست، این اجزا را خواهید دید. پنج عنصر اصلی سیستم را در این درس با هم بررسی خواهیم کرد؛ داده‌ها، فرآیند تبدیل، خروجی، بازخورد و محیط (این تعریف از دکتر وجه‌الله قربانی‌زاده ارائه شده است).

داده‌ها: مواردی از قبیل مواد، نیروی انسانی، منابع مالی و اطلاعاتی هستند که برای تولید کالا یا خدمات استفاده می‌شوند.

فرآیند تبدیل: فناوری تولید است که توسط مدیریت برای تبدیل ورودی‌ها به خروجی‌ها استفاده می‌شود و در این میان، به کمک مشاوره و کوچینگ، تلاش می‌گردد این فرآیند(ها) دائم بهبود داشته باشند.

خروجی‌ها: مواردی از قبیل کالاها یا خدمات که پس از تولید در سازمان، به محیط بیرونی تحویل داده می‌شود.

 

بازخورد: آگاهی از نتایج عملکرد سیستم است که بر انتخاب نوع و کیفیت داده‌ها در چرخه فرآیند بعدی تأثیر می‌گذارد. گاهی بازخورد را برای اصلاح فرآیندهای تبدیل نیز استفاده می‌کنیم.

محیط: مجموعه نیروهای اجتماعی، سیاسی، اقتصادی، فرهنگی و حتی مذهبی است که سازمان را احاطه کرده است و هم روی آن تأثیر می‌گذارد و هم از آن تأثیر می‎‌پذیرد.

عناصر سیستم

اجزای تشکیل دهنده سیستم را عناصر سیستم می‌گویند؛ به‌عبارت دیگر، عناصر سیستم، بخش‌هایی هستند که وظایف اصلی سیستم را انجام می‌دهند و با کنار هم قرار گرفتن این عناصر و اجزا و روابط و همکاری‌های متقابل بینشان، کلیّتی به اسم “سیستم” ایجاد می‌شود. همانگونه که قبلاً نیز اشاره شد، عناصر اصلی یک سیستم عبارت هستند از ورودی‌ها، خروجی‌ها، فرآیند یا پردازش و بازخورد کنترلی.

الف. ورودی‌ها

ورودی‌ها همان نیروی محرکه سیستم هستند که نیازهای عملیاتی آن را برطرف می‌کند و می‌تواند به شکل ماده، انرژی، سرمایه‌انسانی، منابع مالی و اطلاعاتی باشد. ورودی‌ها به سه دسته ورودی‌های زنجیره‌ای، ورودی‌های تصادفی و ورودی‌های بازخورد تقسیم می‌شوند.

الف.۱. ورودی‌های زنجیره‌ای

ورودی‌هایی هستند که خروجی سیستم قبلی به حساب می‌آیند. یعنی این که خروجی یک سیستم، به‌عنوان ورودی سیستم دیگر وارد می‌شود. در این حالت، بین دو یا چند سیستم، رابطه زنجیره‌ای یا مستقیم ایجاد خواهد شد. برای مثال، در تیم تحقیق و توسعه شرکت آلفا، نیازهای مشتریان را به‌عنوان ورودی از محیط تحویل می‌گیرند و پس از تجزیه و تحلیل و پردازش نیازها، ایده‌های جدیدی را به‌عنوان خروجی تولید می‌کنند. ایده‌های جدید طراحی محصول (خروجی تیم تحقیق و توسعه) به‌عنوان ورودی به تیم مهندسی تحویل می‌شود؛ این تیم (مهندسی)، پس از پردازش، طرح را به محصول جدید تبدیل می‌کند. تیم تولید و عملیات، طرح (نقشه و جزییات ساخت) محصول جدید را از تیم طراحی و مهندسی تحویل می‌گیرد و آن را تبدیل به کالا یا خدمات نهایی می‌کند. این محصول یا خدمات (خروجی تیم تولید و عملیات)، ورودی تیم بازرگانی (بازاریابی و فروش) است و در نهایت، به مشتری عرضه خواهد شد.

برای تشخیص اینکه ورودی از نوع زنجیره‌ای است یا نه، می‌توانید از تکنیک “قطع روند” استفاده کنید؛ پس از ترسیم روابط، یک روند را قطع کنید تا مشخص شود کدام تیم‌ها در اثر این قطع ارتباط، آسیب خواهند دید یا معطل باقی می‌مانند.

الف.۲. ورودی‌های تصادفی

ورودی‌های بالقوه سیستم به‌حساب می‌آیند و سیستم می‌تواند ورودی‌های خود را از میان خروجی‌های خرده سیستم‌های گوناگون دیگر، انتخاب کند. به این ترتیب، می‌توان هریک از خروجی‌های سیستم‌های دیگر را به مثابه ورودی محتمل برای سیستم مورد بررسی، در نظر بگیریم. به‌عنوان مثال، وقتی برای تأمین مواد اولیه‌ی خود از چند تولید کننده استعلام قیمت می‌گیریم، با توجه به اینکه خرید و تأمین از هر کدام محتمل است، ورودی تصادفی محسوب خواهد شد.

الف.۳. ورودی بازخورد

برخی از ورودی‌های سیستم، در واقع بخشی از خروجی‌های قبلی همان سیستم هستند. این نوع از ورودی‌ها را ورودی‌های بازخورد می‌نامند. بارخورد فقط نشان‌دهنده بخش کوچکی از خروجی یک سیستم است که برای نشان دادن تفاوت میان وضعیت مطلوب (دستیابی به هدف) و وضع موجود (عملکرد واقعی سیستم)، در نظر گرفته می‌شود.

ب. فرآیند یا پردازش

مجموعه فعالیت‌ها و اقداماتی است که روی ورودی‌ها انجام می‌شود و آن‌ها را به خروجی سیستم تبدیل می‌کند. اگر چگونگی تبدیل داده‌ها به ستاده‌ها برای تحلیلگر سیستم روشن باشد، فرآیند را “جعبه سفید” می‌نامیم. برای مثال در خط تولید کفش، مشاهده می‌شود که مواد اولیه‌ای مثل چرم، نخ، زیره و پاشنه کفش، وارد خط تولید می‌شوند و کارگران به کمک دستگاه‌ها و تجهیزات، آن‌ها را برش داده، می‌دوزند و تبدیل به کفش می‌کنند که همان خروجی سیستم است. در این مثال چون تمام فرآیند روشن و شفاف است (قابل مشاهده)، فرآیند تبدیل، جعبه سفید محسوب می‌شود. حال اگر این روند قابل مشاهده نباشد، فرآیند تبدیل را “جعبه سیاه” خواهیم نامید؛ برای مثال، وقتی شما داده‌های آماری را به نرم‌افزار SPSS می‌دهید یا یک مهندس، داده‌های جمع‌آوری شده را به نرم‌افزار Carrier می‌دهد و پس از کلیک روی گزینه‌ها و در نهایت RUN، پس از مدتی به مجموعه‌ای از نمودارها، جداول و… دست پیدا می‌کند اما دقیقاً آنچه انجام شد را نمی‌بیند، با فرآیند پردازش از نوع “جعبه سیاه” مواجه هستیم.

ج. خروجی‌ها

همان ورودی‌هایی که روی آن‌ها فرآیند و پردازش انجام شده است تا قابل استفاده شوند را، خروجی سیستم می‌نامیم. همانند ورودی‌ها، خروجی‌های سیستم نیز می‌توانند از نوع ماده، انرژی، کالا، خدمات و اطلاعات باشد. مانند نمودارهای خروجی از نرم افزار مدیریت یکپارچه که برای مدیران نمایش داده می‌شود یا برق تولیدی در نیروگاه که برای توزیع، به شبکه ارسال می‌شود.

د. بازخورد کنترلی

بازخوردها می‌توانند بخشی از خروجی سیستم باشند که به صورت ورودی به آن باز می‌گردند و در این نوشته، از آن‌ها به‌عنوان بازخورد کنترلی یاد شده است. همچنین، می‌توانند اطلاعاتی باشند که سیستم را از نتیجه رفتارش آگاه می‌سازند. در هر صورت، بازخوردها به‌عنوان ابزار ایجاد تعادل در سیستم عمل می‌کنند و سیستم‌ها از طریق گرفتن بازخورد، خود را با شرایط پیرامونی، هم‌نوا می‌کنند.

روابط سیستم

در تعریف سیستم گفته شد که سیستم مجموعه‌ای ار عناصر به هم پیوسته و وابسته است که به‌عنوان کُل عمل می‌کند و برای تحقق هدفی مشترک، در تلاش است. در این تعریف، عبارت “به‌هم پیوسته” بودن، بیانگر اتصال و ارتباط عناصر و اجزای تشکیل‌دهنده سیستم با یکدیگر است. هرچقدر یک سیستم “پیچیده‌تر” باشد، یعنی از تعداد و تنوع عناصر بیشتری برخوردار باشد، تعداد و تنوع روابط بین آن عناصر نیز بیشتر خواهد بود. شناسایی نوع روابط بین اجزای سیستم، تحلیلگر را در شناخت سیستم مورد مطالعه، یاری خواهد کرد. مسیرهای ارتباطی عناصر سیستم با یکدیگر را روابط سیستم می‌نامیم که می‌تواند به سه شکل زیر وجود داشته باشند:

۱. روابط حیاتی یا Symbiotic

روابطی است که اگر قطع شوند، سیستم‌های وابسته نمی‌توانند به وظیفه خود عمل کنند و حیات آن‌ها به خطر خواهد افتاد. رابطه حیاتی، خود دو شکل دارد. تک سویه و دو سویه. در رابطه تک سویه، فقط یکی از طرفین سود می‌برد مانند اعضای هیئت مدیره بورس ایران که برای خود وام میلیاردی ده ساله با سود ۴درصد از محل منابع داخلی این سازمان تصویب کرده بودند (مشاهده منبع خبر). در رابطه دو سویه، هر دو طرف منتفع هستند و اگر رابطه قطع شود، زندگی و ادامه حیات هر دو سیستم به خطر خواهد افتاد. مانند دو خرده سیستم “فروش” و “تولید و عملیات” در یک کارگاه صنعتی؛ در این مثال شما نمی‌توانید ادعا کنید که نقش یک خرده سیستم از دیگری مهم‌تر است.

۲. روابط هم‌افزایی یا Synergistic

این روابط، هم‌نیروزایی، مراوده‌ای یا تضایفی نیز خوانده می‌شود. روابطی است که در صورت وجود آن، با همکاری و تشریک مساعی مجموعه‌ای از خرده سیستم‌های نیمه مستقل، خروجی و بازده کُل سیستم، بیش از مجموع بازده‌ها و خروجی‌های تک تک خرده سیستم‌ها (در صورتی که هر کدام مستقل عمل کنند) خواهد شد. در تیم‌سازی صحیح، دقیقاً همین نوع روابط شکل می‌گیرد در حالیکه سازمان بروکراتیک یا تحت مدیریت فردی کنترل‌گر که می‌خواهد همه چیز از کانال او عبور کند، نتیجه برعکس خواهد شد. به‌عنوان مثال برای درک بهتر رابطه هم‌افزایی، مثالی از خودم عرض می‌کنم. برای دفع سنگ کلیه، دارویی مصرف می‌کردم و دکتر تأکید کرد در زمان مصرف این دارو، باید حتماً طناب هم بزنی! طناب زدن همزمان با مصرف دارو، سینرژی تولید می‌کرد؛ یعنی نه طناب زدن به تنهایی و نه مصرف دارو به تنهایی، تأثیری که هر دو با هم داشت را ندارد.

۳. روابط مکرر لازم یا Redundant

این رابطه در واقع، تکرار برخی از روابط موجود در سیستم است. هدف از ایجاد این رابطه، “افزایش قابلیت اعتماد” و “اعتبار سیستم” است تا به استمرار فعالیت، کمک کند. در سیستم‌های ساخت بشر، معمولاً به حالت‌های احتمالی و غیرمنتظره‌ای که در آینده ممکن است سیستم با آن مواجه شود، توجه شده و برای حفظ ایمنی سیستم در آن وضعیت‌ها، روابطی تعریف می‌شود که همان روابط مکرر لازم یا موقتی و زمانی است. یعنی در زمان لازم و در موقعیت خاصی، آن روابط بین اجزای سیستم برقرار می‌شود. برای درک بهتر این نوع رابطه، زنجیر چرخ خودرو را در نظر بگیرید. این ویله تعبیه شده تا در زمان و مکان خاص، به کل سیستم کمک کند و پس از رفع اضطرار، از سیستم (موقت و ظاهری) جدا شود.

محیط سیستم

سیستم‌ها در خلاء زیست نمی‌کنند؛ روابط آن‌ها نیز محدود به ارتباطات درونی اجزای خود نیست بلکه با عناصر و پدیده‌هایی در ارتباط هستند که آن عناصر و پدیده‌ها به مثابه عناصر غیرسیستمی بوده و اگرچه در پیرامون سیستم مورد مطالعه قرار گرفته‌اند اما عملکردشان بر سیستم اثرگذار است. هر سازمانی (کسب و کار) در محیط فیزیکی، فناوری، فرهنگی، اجتماعی، سیاسی، اقتصادی و حتی مذهبی خاصی قرار دارد که “لازم است” خود را با آن وفق دهد. هیچ سازمانی نمی‌تواند ادعای خودکفا بودن داشته باشد، دلیل آن را در درس دوم (سیستم چیست؟ (۲)) بیان کرده‌ایم.

نکاتی در مورد “مرز سیستم”

همانطور که در ابتدای این درس مشاهده کردید، “مرز سیستم” را در دسته‌بندی نیاوردیم نه به این دلیل که وجود ندارد، به این دلیل که مفهومی پیچیده و خاص است که باید جداگانه و خیلی حرفه‌ای و تخصصی به آن بپردازیم که در اینجا، نمی‌شود. اما توضیحات اولیه‌ای برای علاقمندان ارائه خواهیم کرد تا موضوع تا حدودی شفاف شود. هر سیستمی دارای حد و مرزی است. هیچ سیستمی نمی‌تواند امور دیگری را که از حدود و مرزهای آن بیرون هستند، در برگیرد. برای مثال، شما هر اندازه کسب و کار قوی و بزرگی باشید، بخشنامه بانک مرکزی در مورد پرداخت یا عدم پرداخت تسهیلات به مراکز صنعتی را نمی‌توانید تحت‌الشعاع قرار دهید. امور یا پدیده‌ها، یا درونی هستن و یا بیرونی؛ تشخیص درونی یا بیرونی بودن، فقط به وسیله مشخص کردن مرز امکان‌پذیر است اما تعیین کردن مرز، خودش ماجرایی دارد! در مثال قبل، مرز سیستم را کجا تعریف کنیم؟!

آماتورها و افرادی که تازه “سیستم” را از گوگل آموخته‌اند، در مثالی کاملاً نامربوط، برای درک مرز سیستم، دیوارهای خانه را مثال می‌زنند که محیط خانه را از بیرون جدا کرده است. این برداشت سطحی از مرز، نشان از فهم ضعیف سیستم دارد. برای مثال، تصور بفرمایید فرزند اهالی این خانه در مدرسه رفتاری نشان می‌دهد که معلم می‌گوید: آفرین، مشخص است که در خانه‌ای پر از مهر و عاطفه رشد کرده‌ای. مرز خانه، محدود به دیوارها شد؟!

این اشتباه در مدیران سنتی و غیرحرفه‌ای که فقط در سلسله مراتب یا بنا به شانس بالا آمده‌اند از طریق جداسازی “واحدهای سازمانی” از هم و سپس تدوین “شرح وظایف”، به وفور ملاحظه می‌شود. آن‌ها تصور می‌کنند افراد و سازمان، اجزای یک ماشین هستند که بتوان آن‌ها را با پیچ و مهره یکجا ثابت کرد و برای هر کدام، فقط یک نقش ثابت معرفی نمود (سیستم صلب و پویا در درس دوم را ببینید). مثلاً به مدیر بازرگانی بگویی تو مثل فیلتر بنزین ماشین، فقط اجازه داری این دستورات را اجرا کنی!

جمع‌بندی درس سوم

سیستم به ظاهر پدیده‌ای ساده است که با جستوجو در گوگل یا مطالعه یکی دو کتاب بازاری و زرد، در اثر پدیده دانینگ – کروگر فکر می‌کنیم که آن را متوجه شده‌ایم و این جایی خطرناک می‌شود که در اثر این “توهم”، مطالعه و آموزش را متوقف می‌سازیم. من و شما هر اندازه بیشتر در مورد سیستم مطالعه کنیم، درک بهتری از فضای کسب و کار و فضایی که در آن زندگی می‌کنیم خواهیم داشت و در طول زمان، کیفیت زندگی خود را ارتقا خواهیم داد. در این درس تلاش کردیم با معرفی اجزا و عناصر سیستم، کمک کنیم از این پس، نمودهای بیرونی آن را برای خود متصور شوید. این کار کمک می‌کند درک بهتر و قوی‌تری از پدیده‌های اطراف خود داشته باشیم.